Concevoir et construire son outil métier sans code

Partez d'un besoin réel de votre travail et repartez avec votre propre outil, prêt à être mis en service : une base de données relationnelle, une interface par profil et des automatisations, construites de zéro et entièrement en no-code.

Durée
35 h (5 jours)
Niveau
Intermédiaire
Modalités
Présentiel ou distanciel
Effectif
8 participants maximum
Validation
Attestation de fin de formation
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Pourquoi cette formation

Dans beaucoup de structures, le suivi d'une activité repose sur un tableur partagé, des emails et des relances faites de mémoire. Les informations sont saisies plusieurs fois, se dispersent et perdent vite leur fraîcheur. Les outils no-code permettent aujourd'hui de construire soi-même un outil sur mesure, à condition de bien le concevoir avant de le construire.

Vous commencez par cibler précisément votre problématique métier et la traduire en cahier des charges. Vous modélisez ensuite votre base de données relationnelle, puis vous construisez votre outil de zéro sur Airtable et Make : interface par profil, scénarios avec routeurs, itérateurs et gestion d'erreurs, recette avant mise en service.

Vous menez votre propre projet du premier au dernier jour, avec une autonomie qui grandit au fil de la semaine. Le dernier jour, vous faites la démonstration de votre outil devant le groupe. Dès la semaine suivante, vous l'ouvrez à vos premiers utilisateurs, avec votre guide et votre feuille de route en main.

Pour qui

Public visé

  • Salariés, managers et dirigeants de TPE, PME et associations qui veulent outiller un processus de leur service
  • Indépendants et créateurs d'entreprise qui veulent structurer le suivi de leur activité
  • Agents de collectivités et d'établissements publics
  • Personnes chargées d'organiser, de coordonner ou d'améliorer un processus (assistanat, administration, qualité, coordination de projet)
  • Aucune compétence en développement n'est nécessaire. Une bonne aisance avec les outils numériques est attendue (voir les prérequis).

Prérequis

  • Être à l'aise avec un ordinateur, un navigateur internet et les outils bureautiques courants
  • Être à l'aise avec un tableur : trier et filtrer des données, écrire des formules simples (somme, moyenne, condition « SI »)
  • Avoir déjà utilisé un outil en ligne collaboratif (document ou tableur partagé, outil de gestion de projet ou de tâches)
  • Aucune connaissance en programmation n'est nécessaire : la modélisation d'une base de données relationnelle est enseignée pendant la formation
  • Venir avec une problématique réelle de votre métier ou de votre structure : un suivi, un processus ou une tâche à mieux organiser (demandes, inscriptions, interventions, stocks, dossiers, candidatures, etc.)
  • Conseillé, non obligatoire : avoir déjà utilisé un assistant d'IA générative (voir F-01 Initiation à l'IA générative)
  • Questionnaire de positionnement à l'entrée : rempli à l'inscription, il vérifie ces prérequis. S'il montre que vous débutez avec les tableurs ou les outils en ligne, nous vous orientons vers F-04 Piloter son activité avec l'IA et le no-code, conçue pour un public débutant.

Matériel

Un ordinateur portable avec une connexion internet (une tablette ne suffit pas).

Avant la session

Avant la formation, vous créez un compte gratuit sur Airtable et sur Make (la marche à suivre est envoyée avec la convocation), vous remplissez la fiche préparatoire « Ma problématique » et, si possible, vous rassemblez des exemples anonymisés des fichiers ou documents que vous utilisez aujourd'hui. Un échange préalable avec l'intervenant permet de vérifier que votre projet est adapté au format de la formation.

Niveau et approche

Niveau intermédiaire. Cette formation s'adresse à des personnes à l'aise avec les outils numériques, qui veulent concevoir et construire elles-mêmes un outil métier complet et en maîtriser la logique : modélisation des données, relations 1-n et n-n, champs calculés, interface par profil, automatisations avec logique conditionnelle, recette.

Comment vous apprenez : par projet, en autonomie croissante.

Apports conceptuels courts et précis, avec le vocabulaire technique assumé (entité, relation, table de liaison, mapping, routeur, itérateur, webhook, recette)

L'intervenant joue le rôle d'expert et de client : il challenge votre problématique et votre cahier des charges comme le ferait un commanditaire exigeant

Construction de zéro : vous concevez et construisez votre base, votre interface et vos scénarios à partir de votre propre schéma. Les modèles servent de référence, votre schéma sert de point de départ

Revues entre pairs : relecture croisée des cahiers des charges, test croisé des interfaces, revue des scénarios

Débogage : lire un historique d'exécution, localiser et corriger une erreur, dans vos scénarios et sur des cas préparés

Un accompagnement dense les premiers jours, qui s'allège ensuite : le dernier jour, vous travaillez en quasi-autonomie

Vous débutez ? La formation F-04 Piloter son activité avec l'IA et le no-code est conçue pour vous.

Objectifs

À l'issue de la formation, vous serez capable de :

  1. Formuler une problématique métier de façon précise : situation actuelle, utilisateurs concernés, causes, résultat attendu.
  2. Rédiger le cahier des charges de votre outil : objectifs SMART, périmètre minimal priorisé, parcours utilisateur, plan des écrans, contraintes et feuille de route.
  3. Modéliser une base de données relationnelle : entités, champs typés, relations (1-1, 1-n, n-n) et schéma.
  4. Construire votre base de données dans Airtable en appliquant les principes du RGPD (données nécessaires uniquement, accès, durée de conservation).
  5. Concevoir et publier une interface adaptée à chaque profil d'utilisateur : formulaires, vues de travail, tableau de bord.
  6. Automatiser des étapes de votre processus avec Make : déclencheurs, modules, filtres, routeurs et gestion des erreurs.
  7. Intégrer une étape d'IA générative dans une automatisation de façon maîtrisée : consigne, format de réponse contrôlé, validation humaine.
  8. Tester, documenter et mettre en service votre outil, et planifier ses évolutions.

Le fil rouge

Vous arrivez avec une problématique réelle de votre métier ou de votre structure. Toute la semaine, vous construisez l'outil qui y répond, avec un livrable par jour.

Chaque étape suit le même rythme : un apport conceptuel, la démarche montrée sur un cas de démonstration commun, puis son application à votre propre projet, en construisant de zéro, avec un exemple de rendu pour référence. Dans le rôle du client, l'intervenant challenge vos choix. Les participants se relisent et testent mutuellement leurs outils. Le livrable du jour est vérifié avant de passer à l'étape suivante, et le dernier jour, chacun présente son outil au groupe.

Pendant la formation, vous travaillez avec des données fictives ou anonymisées. Le passage aux données réelles est préparé pour l'après-formation.

Ce que vous emportez

  • Jour 1. Votre cahier des charges : problématique, utilisateurs, objectifs SMART, fonctionnalités priorisées, parcours utilisateur, plan des écrans, feuille de route
  • Jour 2. Votre base de données : le schéma relationnel et la base Airtable structurée, avec sa fiche « données personnelles »
  • Jour 3. Votre interface : formulaire de saisie, vues de travail par profil et tableau de bord, publiés et testés par un autre participant
  • Jour 4. Vos automatisations : 2 à 3 scénarios Make opérationnels et documentés
  • Jour 5. Votre outil prêt à être mis en service : une étape d'IA intégrée, le cahier de recette, un guide utilisateur d'une page et la feuille de route des prochaines évolutions
  • Le support de cours, les modèles utilisés pendant la semaine (cahier des charges, schéma, fiche scénario, cahier de recette) et une sélection de ressources pour continuer
  • 30 jours de suivi par email : pendant le mois qui suit la formation, vous posez vos questions à l'intervenant au fil des évolutions de votre outil

Programme détaillé

Jour 1. Cibler sa problématique et rédiger son cahier des charges

Module 1.1. Lancer son projet9h00 à 10h30
  • Accueil, questionnaire de positionnement, présentation des problématiques apportées
  • Ce que le no-code permet de construire, et où se situent ses limites
  • Les trois briques d'un outil (les données, l'interface, les automatisations) et les outils utilisés dans la semaine
  • Le cycle de vie d'un outil : cadrer, construire, tester, mettre en service, faire évoluer

Exercice : présenter votre irritant en une minute (ce qui vous freine aujourd'hui, pour qui, à quelle fréquence)

Module 1.2. Bien cibler sa problématique métier10h45 à 12h30
  • Décrire la situation actuelle : qui fait quoi, avec quels outils, combien de fois, avec quelles informations
  • Cartographier votre processus étape par étape et repérer les points de friction : ressaisies, oublis, fichiers éparpillés, relances, informations introuvables
  • Distinguer le symptôme, la cause et le besoin ; remonter aux causes avec la méthode des « 5 pourquoi »
  • Identifier les utilisateurs de l'outil et ce que chacun voit et fait
  • Formuler votre problématique en une phrase claire et vérifiable

Exercice : carte du processus actuel et énoncé de la problématique, challengés en binôme puis par l'intervenant dans le rôle du client

Module 1.3. Cadrer la solution13h30 à 15h00
  • Fixer des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes, datés)
  • Lister les fonctionnalités possibles et les prioriser : indispensable, utile, plus tard, exclu
  • Définir la première version (périmètre minimal, 5 fonctionnalités au plus) : un périmètre resserré et utile
  • Décrire le parcours de chaque utilisateur, de son point d'entrée au résultat attendu
  • Dresser le plan des écrans : formulaires, listes, fiches, tableau de bord

Démonstration sur le cas commun, puis mise en pratique sur votre projet avec le modèle de cahier des charges

Module 1.4. Finaliser son cahier des charges15h15 à 17h00
  • Contraintes : nombre d'utilisateurs, volume de données, budget, délais, données personnelles, sécurité
  • Organisation : qui administre l'outil, qui l'utilise, qui le fait vivre ; risques et parades
  • Feuille de route : ce qui est construit cette semaine, ce qui vient ensuite
  • Écrire vos critères d'acceptation : ils deviennent les tests du jour 5
  • Relecture croisée en binôme

Livrable du jour : le cahier des charges, version 1

Jour 2. Modéliser et construire sa base de données

Module 2.1. Des besoins aux données9h00 à 10h30
  • Retour sur le jour 1 : présentation de deux cahiers des charges et ajustements
  • Les limites d'un tableur unique : doublons, incohérences, informations répétées
  • Base de données relationnelle : tables, enregistrements, champs, identifiant unique
  • Repérer les entités de votre projet à partir de votre cahier des charges (les « objets » que l'on suit : personnes, demandes, rendez-vous, produits, etc.)

Exercice : liste des entités de votre projet et de leurs champs

Module 2.2. Modéliser sa base et protéger les données10h45 à 12h30
  • Choisir le bon type pour chaque champ : texte, nombre, date, case à cocher, liste de choix, pièce jointe, email, téléphone, lien vers une autre table, collaborateur
  • Les relations entre tables : un à un (1-1), un à plusieurs (1-n), plusieurs à plusieurs (n-n) et table de liaison
  • Conventions de nommage ; trier vos champs : indispensable, utile, optionnel
  • Le RGPD dès la conception : collecter le nécessaire, savoir pourquoi vous collectez, limiter la durée de conservation, écarter les données sensibles, définir qui accède à quoi ; les ressources de la CNIL

Livrable intermédiaire : le schéma relationnel de votre base

Module 2.3. Construire sa base dans Airtable13h30 à 15h00
  • Prise en main : espaces de travail, bases, tables, champs, enregistrements
  • Importer un fichier existant et le nettoyer
  • Relier les tables (1-n, n-n avec table de liaison) ; champs de recherche (lookup), de cumul (rollup), de comptage et champs calculés (formules)
  • Les vues : grille, kanban, calendrier, galerie, formulaire ; filtres, tris et regroupements

Démonstration, puis construction de votre propre base, de zéro, à partir de votre schéma

Module 2.4. Fiabiliser sa base15h15 à 17h00
  • Alimenter la base avec un jeu de données de test (fictives ou anonymisées) et contrôler sa cohérence
  • Collaborateurs et niveaux de droits, partage, historique des modifications et restauration
  • Rédiger votre fiche « données personnelles » : quelles données, pour quelle finalité, combien de temps, qui y accède

Livrable du jour : la base Airtable structurée et alimentée, avec son schéma et sa fiche « données personnelles »

Jour 3. Concevoir et publier son interface

Module 3.1. Penser l'interface pour ses utilisateurs9h00 à 10h30
  • Retour sur le jour 2 : questions et corrections des bases
  • Partir du parcours utilisateur et du plan des écrans du jour 1
  • Les principes d'une interface utile : un écran, un objectif ; l'essentiel d'abord ; des actions visibles ; lisible sur mobile ; accessible (contrastes, libellés clairs, taille des textes)

Exercice : esquisse rapide sur papier de vos trois écrans principaux

Module 3.2. Construire ses écrans10h45 à 12h30
  • Airtable Interfaces : pages, mises en page (liste, fiche détaillée, tableau de bord), éléments et boutons d'action
  • Créer un formulaire de saisie relié à votre base

Démonstration, puis construction de votre écran principal et de votre formulaire

Module 3.3. Adapter l'interface à chaque profil13h30 à 15h00
  • Vues par profil (« mes dossiers », « à traiter », « en retard »), filtres selon l'utilisateur connecté
  • Qui peut consulter, qui peut modifier : régler les droits
  • Le tableau de bord : compteurs, graphiques, indicateurs de suivi
  • Ouvrir l'outil à des personnes extérieures (clients, adhérents, public) : quand choisir un portail dédié comme Softr, avec démonstration

Mise en pratique : vue de travail et tableau de bord de votre projet

Module 3.4. Publier et tester15h15 à 17h00
  • Publier l'interface et la partager aux utilisateurs prévus
  • Test croisé en binôme : chacun utilise l'outil de l'autre sans explication et note les points de blocage
  • Corriger à partir des retours

Livrable du jour : l'interface publiée (formulaire, vue de travail, tableau de bord) et la liste des retours du test croisé

Jour 4. Automatiser son processus avec Make

Module 4.1. Choisir quoi automatiser9h00 à 10h30
  • Retour sur le jour 3
  • Ce qu'est une automatisation : un déclencheur, des actions, un résultat
  • Repérer, sur la carte du processus du jour 1, les tâches répétitives à automatiser
  • Grille gain / risque : fréquence, temps passé, erreurs évitées, criticité, réversibilité ; ce qui reste humain
  • Automatisations intégrées à Airtable ou scénarios Make : quand utiliser l'un ou l'autre ; ce que sont une API et un webhook, en termes simples

Exercice : liste priorisée de 3 automatisations pour votre projet

Module 4.2. Les fondamentaux de Make10h45 à 12h30
  • Scénarios, modules, connexions ; déclencheurs planifiés ou instantanés ; actions
  • Faire passer les données d'un module à l'autre (mapping), fonctions de texte et de date
  • Comprendre la consommation d'opérations (crédits) et l'effet de la planification

Démonstration, puis premier scénario sur votre projet : un nouvel enregistrement déclenche une notification et la mise à jour d'un statut

Module 4.3. Ajouter de la logique13h30 à 15h00
  • Filtres : agir uniquement lorsque la condition est remplie
  • Routeurs : plusieurs chemins selon la situation, avec un chemin par défaut
  • Traiter une liste d'éléments un par un, puis regrouper les résultats (itérateur, agrégateur)
  • Rechercher, créer et mettre à jour des enregistrements Airtable ; planifier un scénario (rappel, relance, récapitulatif)

Mise en pratique : un scénario à plusieurs chemins sur votre projet

Module 4.4. Fiabiliser et documenter15h15 à 17h00
  • Tester pas à pas, lire l'historique des exécutions, analyser une erreur ; atelier de débogage sur des scénarios défectueux préparés
  • Gérer les erreurs : ignorer, reprendre, interrompre, être alerté ; prévenir les doublons et les boucles
  • Sécurité des connexions et des comptes ; nommer et ranger vos scénarios
  • Rédiger la fiche de chaque scénario : rôle, déclencheur, applications, données, responsable, conduite à tenir en cas de panne

Livrable du jour : 2 à 3 scénarios Make opérationnels et leurs fiches

Jour 5. Ajouter l'IA, tester et mettre en service

Module 5.1. L'IA dans ses processus9h00 à 10h30
  • Automatisation à règles, étape d'IA dans un scénario, agent d'IA : différences, forces et limites
  • Les usages utiles dans un outil métier : classer, résumer, extraire une information, préparer un brouillon de réponse
  • Les risques : erreurs, données transmises à un fournisseur d'IA, règlement européen sur l'IA ; garder un humain dans la boucle pour toute décision ou tout envoi

Exercice : choisir l'étape de votre processus à enrichir avec l'IA et justifier ce choix

Module 5.2. Intégrer l'IA dans un scénario10h45 à 12h30
  • Écrire une consigne pour un automate : rôle, contexte, tâche, réponse limitée à une liste de valeurs ou à un format fixe, exemples
  • Enregistrer le résultat dans Airtable avec un statut « à valider »
  • Aperçu des champs IA d'Airtable
  • Mesurer la qualité : tester sur une dizaine de cas et ajuster la consigne

Livrable intermédiaire : un scénario enrichi par l'IA, testé

Module 5.3. Recette et mise en service13h30 à 15h00
  • Dérouler votre cahier de recette à partir des critères d'acceptation du jour 1 ; tester l'outil de bout en bout
  • Corriger, puis préparer la mise en service : droits définitifs, export de sauvegarde, passage aux données réelles
  • Rédiger le guide utilisateur d'une page ; organiser la maintenance (qui surveille les scénarios, à quelle fréquence)

Exercice pratique final : finaliser votre outil et préparer sa démonstration

Module 5.4. Présentation finale et suite15h15 à 17h00
  • Chaque participant présente son outil en 5 minutes : la problématique, la solution, la démonstration, les prochaines étapes
  • Retours du groupe et de l'intervenant ; feuille de route de la version suivante
  • Questionnaire de fin de formation, bilan de la semaine et questionnaire de satisfaction

Livrable du jour : l'outil prêt à être mis en service, le cahier de recette, le guide utilisateur et la feuille de route

Méthodes mobilisées

  • Pédagogie par projet, en autonomie croissante : vous concevez et construisez de zéro votre propre outil, sur votre propre problématique, du premier au dernier jour
  • Environ 70 % du temps en pratique
  • Pour chaque étape : apport conceptuel, démonstration sur un cas commun, puis application à votre projet avec un exemple de rendu pour référence
  • Mise en situation : l'intervenant joue le rôle d'expert et de client et challenge le cahier des charges et les choix de conception
  • Revues entre pairs : relecture croisée des cahiers des charges, test croisé des interfaces, revue des scénarios
  • Débogage : analyse d'historiques d'exécution et correction d'erreurs, sur vos scénarios et sur des cas préparés
  • Un livrable par jour, vérifié par l'intervenant avant de passer à l'étape suivante
  • Accompagnement individuel à la demande, de plus en plus léger au fil de la semaine
  • Support de cours, modèles et ressources remis à chaque stagiaire

Modalités d'évaluation

  • Avant : questionnaire de positionnement (vérification des prérequis intermédiaires et des attentes, orientation vers F-04 Piloter son activité avec l'IA et le no-code si besoin) et échange préalable sur la problématique apportée
  • Pendant : un livrable par jour, vérifié par l'intervenant à l'aide d'une grille ; exercices corrigés à chaque module
  • À la fin : présentation de l'outil construit (exercice pratique final) et questionnaire de fin de formation (le même qu'à l'entrée, pour mesurer votre progression)
  • Satisfaction : questionnaire à chaud en fin de formation, puis questionnaire à froid à 30 jours sur l'utilisation de l'outil
  • Attestation de fin de formation remise à chaque stagiaire

Accessibilité

Formation accessible. Vos besoins d'aménagement (rythme, supports adaptés, temps supplémentaire, accès aux locaux) sont étudiés avec vous avant l'entrée en formation par la référente handicap, Nina-Charlotte Noël (contact@ninergie.fr).

Délai d'accès et inscription

  • Inter-entreprises : inscription jusqu'à 10 jours ouvrés avant la session, dans la limite des places disponibles.
  • Intra-entreprise : session organisée sous 3 à 4 semaines après accord sur le devis, aux dates de votre choix, dans vos locaux ou à distance.
  • Un échange préalable permet de vérifier ensemble que la formation correspond à vos besoins et que votre problématique se prête au format de la formation.

Tarifs et financement

  • Intra-entreprise : 6 000 € HT la session (jusqu'à 8 participants)
  • Inter-entreprises : 1 400 € HT par personne

Financement possible selon votre situation (plan de développement des compétences, OPCO). Contactez-nous pour en parler ensemble.

Indicateurs de résultats

Nouvelle formation : les taux de satisfaction et d'atteinte des objectifs seront publiés après les premières sessions.