Piloter son activité avec l'IA et le no-code

Repartez avec votre propre tableau de pilotage : vos informations bien rangées, vos chiffres clés sous les yeux, vos premières tâches automatisées et un plan clair pour le faire vivre dans votre structure. Vous démarrez simplement avec ce que vous savez déjà faire sur un ordinateur.

Durée
35 h (5 jours)
Niveau
Débutant
Modalités
Présentiel
Effectif
8 participants maximum
Validation
Attestation de fin de formation
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Pourquoi cette formation

Dans une petite structure, vous faites tout : prospecter, chiffrer, facturer, relancer, suivre les dossiers. Vos informations vivent un peu partout, dans la messagerie, des tableurs, des carnets et la mémoire de chacun. Retrouver un devis ou savoir où en est un client vous prend alors un temps précieux.

Cette formation part de votre organisation réelle. Ensemble, nous regardons d'abord où va votre temps et où circule l'information. Puis vous avancez pas à pas avec des outils « no-code », c'est-à-dire des logiciels en ligne que l'on configure simplement à la souris. Vous rangez vos informations au même endroit. Vous suivez vos chiffres clés. Vous confiez les tâches administratives répétitives à l'ordinateur et vous vous faites aider par l'IA au quotidien, en respectant les règles de protection des données (RGPD).

Vous partez toujours d'une base solide : des modèles prêts à adapter et des fiches pas à pas illustrées vous accompagnent à chaque étape.

Le lundi qui suit la formation, vous ouvrez votre tableau de bord. En un coup d'œil, vous voyez les devis en attente, les factures à suivre et les relances de la semaine.

Pour qui

Public visé

  • Dirigeants de TPE et petites PME
  • Indépendants, artisans, professions libérales
  • Gérants et responsables d'associations
  • Responsables administratifs et assistants de direction
  • Toute personne qui pilote une activité et souhaite mieux l'organiser, même sans profil technique.

Prérequis

  • Savoir utiliser un ordinateur, un navigateur internet, une messagerie et un tableur simple
  • Aucune connaissance en base de données, automatisation ou IA nécessaire
  • Connaître votre propre organisation : comment arrivent les demandes, comment sont faits les devis, les factures et les relances

Matériel

Un ordinateur portable avec une connexion internet.

Avant la session

Avant la formation, vous remplissez le questionnaire de positionnement et vous créez vos comptes gratuits Airtable, Make et sur au moins un assistant IA. La marche à suivre, illustrée, vous est envoyée avec la convocation. Si un compte vous résiste, nous le créons ensemble le premier matin. Enfin, vous notez 3 tâches administratives qui vous prennent du temps chaque semaine.

Niveau et approche

Niveau débutant. Cette formation est faite pour vous si vous découvrez Airtable et Make, si les mots « base de données » ou « automatisation » vous semblent nouveaux, ou si vous avez simplement envie d'être guidé pour mettre de l'ordre dans votre activité.

Comment vous apprenez :

Pas à pas, guidé : l'intervenant montre chaque manipulation à l'écran, puis vous la refaites sur votre ordinateur, à votre rythme, avec de l'aide dès que vous en avez besoin.

Des modèles prêts à adapter : une base Airtable « pilotage » et des automatisations Make toutes prêtes, que vous copiez puis personnalisez selon votre activité. Vous construisez sur une base solide et vous gagnez du temps.

Un rythme progressif : chaque journée commence par une reprise de la veille et se termine par un temps de consolidation, où vous refaites seul ce que vous avez vu.

L'entraide : vous travaillez aussi en petits groupes, pour échanger vos idées et vous aider mutuellement.

Des fiches pas à pas illustrées (captures d'écran) remises à chaque participant, pour refaire chaque manipulation une fois rentré.

Des mots simples : chaque terme technique utile est expliqué clairement dès sa première apparition, et un petit lexique vous est remis le premier jour.

Vous êtes déjà à l'aise avec Airtable ou les tableurs avancés ? La formation F-03 Concevoir et construire son outil métier sans code vous correspond mieux.

Objectifs

À l'issue de la formation, vous serez capable de :

  1. Décrire l'organisation de votre activité : dessiner le parcours de vos demandes, devis et factures, et repérer les étapes où le temps et l'information s'échappent.
  2. Choisir les améliorations prioritaires et les noter dans un cahier des charges simple, à partir d'un modèle.
  3. Ranger vos informations clients, prospects, devis et factures dans Airtable, en adaptant un modèle fourni et en respectant les règles du RGPD.
  4. Construire un tableau de bord qui affiche vos chiffres clés d'activité.
  5. Mettre en place des automatisations simples avec Make (relances, rappels, notifications) en personnalisant des modèles.
  6. Utiliser l'IA générative comme assistant au quotidien (rédaction, synthèse, préparation commerciale) en vérifiant systématiquement les résultats.
  7. Appliquer les règles de base de sécurité et de protection des données dans vos outils.
  8. Planifier la mise en place de vos outils dans votre structure sur les 3 mois suivants.

Le fil rouge

Du premier au dernier jour, vous travaillez sur votre propre activité. Le premier jour, vous faites le point sur votre organisation. Chaque jour suivant, vous ajoutez une brique à votre outil : vos informations rangées, votre tableau de bord, vos automatisations, l'IA.

Un jour, un rendu : chaque journée se termine par un livrable que vous vérifiez avec l'intervenant. Le dernier jour, vous présentez votre tableau de pilotage prêt à l'emploi et votre plan pour la suite.

Ce que vous emportez

  • Votre diagnostic d'organisation : la carte de vos processus (le parcours de vos demandes, devis et factures), les tâches qui vous prennent du temps et vos priorités
  • Votre cahier des charges de pilotage : ce que fait votre outil, pour qui, avec quelles informations
  • Votre base Airtable adaptée à votre activité (contacts, opportunités, devis, factures, actions), construite à partir du modèle « pilotage » fourni
  • Votre tableau de bord avec vos chiffres clés, lisibles en un coup d'œil
  • Vos automatisations Make testées et prêtes à être activées sur vos tâches administratives
  • Votre bibliothèque de consignes IA pour vos usages quotidiens
  • Votre plan de déploiement à 3 mois et votre fiche « règles RGPD et sécurité »
  • Les fiches pas à pas illustrées, les modèles (base Airtable, automatisations Make), le lexique, le support de cours et une sélection de ressources pour continuer
  • 30 jours de suivi par email : pendant le mois qui suit la formation, vous posez vos questions à l'intervenant au fil de la mise en place de vos outils

Programme détaillé

Jour 1. Faire le point sur son organisation et choisir ses priorités

Module 1.1. Lancer la semaine9h00 à 10h30
  • Tour de table : vos activités, vos attentes, les tâches qui vous prennent du temps
  • Le parcours de la semaine et la façon d'apprendre : vous regardez, vous refaites, vous consolidez
  • Pourquoi commencer par l'organisation, avant l'outil
  • Les trois briques d'un outil de pilotage (les informations, les règles, l'affichage), expliquées sur des exemples concrets
Module 1.2. Dessiner son activité10h45 à 12h30
  • Décrire, étape par étape, ce qui se passe de la demande d'un client jusqu'au paiement (c'est ce qu'on appelle un « processus »)
  • Repérer ce qui ralentit : ressaisies, oublis, informations introuvables, tâches répétitives
  • Estimer le temps passé chaque semaine sur chaque tâche

Exercice guidé : la carte de vos processus, sur un modèle, avec les points de friction repérés

Module 1.3. Choisir ses priorités et les écrire13h30 à 17h00
  • Classer les améliorations possibles : d'abord ce qui rapporte beaucoup pour peu d'effort
  • Choisir ce que vous faites maintenant, plus tard, ou pas du tout
  • Le cahier des charges simple, un document d'une ou deux pages : contexte, problème, personnes concernées, objectifs, fonctions prioritaires, contraintes
  • Démonstration sur un exemple, puis vous complétez un modèle à trous sur votre cas
  • Temps de consolidation : relecture avec la fiche pas à pas et questions

Livrable du jour : diagnostic d'organisation et cahier des charges de pilotage

Jour 2. Ranger ses informations dans Airtable

Module 2.1. Comprendre avant de saisir9h00 à 10h30
  • Reprise du jour 1 : ce que vous avez fait, les questions de la nuit
  • Quand le tableur atteint ses limites : doublons, versions multiples, informations éparpillées
  • Une base de données, c'est un ensemble de tableaux reliés entre eux : un tableau pour les contacts, un pour les devis, un pour les factures, etc. Chaque colonne s'appelle un champ (le nom, la date, le montant), chaque ligne une fiche (un client, un devis)
  • RGPD : garder l'utile, informer vos contacts, limiter la durée de conservation

Exercice : lister vos informations et les trier (indispensable, utile, superflu)

Module 2.2. Copier et adapter le modèle « pilotage »10h45 à 12h30
  • Visite guidée du modèle fourni : contacts, opportunités, devis, factures, actions
  • Vous le copiez dans votre compte, puis vous l'adaptez pas à pas à votre activité : renommer, ajouter ou retirer des champs
  • Choisir le bon type de champ : liste de choix, date, montant, case à cocher

Exercice guidé : votre modèle adapté à votre activité

Module 2.3. Relier et alimenter13h30 à 17h00
  • Les liens entre tableaux (on parle aussi de « relations ») : rattacher un devis à son client, une facture à son devis. Ils sont déjà en place dans le modèle, et vous apprenez à les lire et à les utiliser
  • Les calculs déjà prêts dans le modèle : montant restant dû, nombre de jours depuis le dernier contact, date d'échéance
  • Importer un tableur existant simple
  • Créer un formulaire de saisie pour enregistrer une demande ou un prospect en une seule fois
  • Temps de consolidation : ajouter seul quelques fiches de test à l'aide de la fiche pas à pas

Livrable du jour : base Airtable prête, alimentée avec des données de test ou anonymisées

Jour 3. Voir ses chiffres clés : vues et tableau de bord

Module 3.1. Choisir ses chiffres clés9h00 à 10h30
  • Reprise du jour 2
  • Ce que vous avez besoin de savoir pour décider : chiffre d'affaires signé, devis en attente, impayés, relances à faire
  • Un bon indicateur : ce qu'il mesure, d'où vient le chiffre, à quelle fréquence vous le regardez, quelle décision il éclaire

Exercice : choisir 5 indicateurs au maximum dans une liste d'indicateurs types, et les adapter

Module 3.2. Des vues pour le quotidien10h45 à 12h30
  • Une vue, c'est une façon d'afficher le même tableau : filtrée (à relancer cette semaine, factures en retard), en colonnes d'avancement (kanban), en calendrier
  • Totaux et regroupements simples

Exercice guidé : l'intervenant crée chaque vue, vous la refaites sur votre base

Module 3.3. Le tableau de bord13h30 à 17h00
  • Démonstration du tableau de bord modèle dans Airtable (chiffres clés, graphiques, listes d'actions sur une même page)
  • Vous l'adaptez pas à pas à vos propres indicateurs
  • Partager le tableau de bord avec votre équipe : qui peut seulement consulter, qui peut modifier
  • Temps de consolidation en petits groupes : chacun montre son tableau de bord, le groupe échange et s'entraide

Livrable du jour : tableau de bord v1 avec vos indicateurs

Jour 4. Confier ses tâches répétitives à Make

Module 4.1. Comprendre l'automatisation9h00 à 10h30
  • Reprise du jour 3
  • Dans Make, une automatisation s'appelle un scénario : une suite d'étapes que l'ordinateur exécute tout seul. Elle démarre par un déclencheur (l'événement qui la lance : une nouvelle fiche, une date, un email reçu), puis enchaîne des actions (envoyer un message, mettre à jour une fiche)
  • Ce qui vaut la peine d'être automatisé, et ce qui reste mieux fait à la main
  • Visite guidée de Make

Exercice : choisir 2 tâches de votre diagnostic et les décrire sur papier avec le modèle « mon scénario »

Module 4.2. Premier scénario à partir d'un modèle10h45 à 12h30
  • Démonstration étape par étape, puis vous refaites : copier le scénario modèle « relance des devis sans réponse »
  • Le relier à votre base Airtable et à votre messagerie, personnaliser le message, tester

Exercice guidé : un scénario de relance qui fonctionne

Module 4.3. Un deuxième scénario pour son activité13h30 à 17h00
  • Au choix parmi les modèles, selon votre diagnostic : rappel d'échéance de facture, notification d'une nouvelle demande, récapitulatif hebdomadaire, document à partir d'un modèle
  • Copier, personnaliser, tester, avec la fiche pas à pas
  • Ajouter un filtre simple (par exemple : seulement les devis sans réponse depuis plus de 7 jours)
  • Vérifier dans l'historique que tout s'est bien passé, activer ou mettre en pause un scénario, surveiller sa consommation
  • Temps de consolidation : refaire seul une personnalisation avec la fiche pas à pas

Livrable du jour : 2 automatisations testées, prêtes à être activées

Jour 5. L'IA au quotidien et la mise en place

Module 5.1. L'IA générative comme assistant9h00 à 10h30
  • Reprise du jour 4
  • Comment fonctionne un assistant IA : ce qu'il fait bien, ses erreurs et ses inventions
  • Rédiger une consigne claire en 5 éléments : rôle, contexte, tâche, format, exemple (fiche mémo fournie)
  • Usages de pilotage : rédiger un courriel ou une proposition, résumer un échange, préparer un rendez-vous commercial

Exercice : 5 consignes testées sur vos tâches, avec vérification des résultats

Module 5.2. L'IA dans ses automatisations10h45 à 12h30
  • Démonstration, puis vous refaites : copier un scénario modèle qui contient une étape IA (résumé d'un compte rendu ou brouillon de réponse)
  • Adapter la consigne à votre activité
  • Garder la main : relecture humaine avant tout envoi

Exercice guidé : une automatisation enrichie par l'IA

Module 5.3. Sécurité, RGPD et plan de mise en place13h30 à 15h15
  • Les informations que vous gardez hors de l'IA, et les réglages de confidentialité des outils
  • Sécuriser vos outils : comptes, mots de passe, droits d'accès, sauvegardes
  • Registre simplifié (modèle à compléter) : quelles données, pourquoi, combien de temps
  • Plan de déploiement à 3 mois (modèle) : étapes, données réelles à transférer, personnes à former, points de contrôle

Livrable : fiche « règles RGPD et sécurité » et plan de déploiement à 3 mois

Module 5.4. Présentation et bilan15h30 à 17h00
  • Présentation de chaque tableau de pilotage au groupe
  • Exercice pratique final et questionnaire de fin de formation
  • Bilan de la semaine et questionnaire de satisfaction

Livrable final : votre tableau de pilotage prêt à l'emploi et votre plan de déploiement

Méthodes mobilisées

  • Pédagogie pas à pas : l'intervenant montre chaque manipulation, puis vous la reproduisez sur votre propre outil
  • Environ 75 % du temps en pratique guidée, sur l'activité réelle de chaque participant
  • Modèles prêts à adapter (base Airtable « pilotage », tableau de bord, scénarios Make) : vous personnalisez une base solide plutôt que de construire de zéro
  • Rythme progressif : reprise de la veille chaque matin, temps de consolidation chaque fin de journée
  • Le « pourquoi » expliqué avant le « comment », avec des mots simples
  • Travail en petits groupes d'entraide et accompagnement individuel
  • Un livrable par jour, vérifié avec l'intervenant
  • Fiches pas à pas illustrées, lexique, support de cours et ressources remis à chaque stagiaire

Modalités d'évaluation

  • Avant : questionnaire de positionnement (niveau, outils utilisés, attentes) et entretien préalable
  • Pendant : exercices guidés et livrable quotidien vérifié avec l'intervenant
  • À la fin : présentation du tableau de pilotage, exercice pratique final et questionnaire de fin de formation (le même qu'à l'entrée, pour mesurer votre progression)
  • Satisfaction : questionnaire à chaud en fin de formation, puis questionnaire à froid à 30 jours sur la mise en place
  • Attestation de fin de formation remise à chaque stagiaire

Accessibilité

Formation accessible. Vos besoins d'aménagement (rythme, supports adaptés, temps supplémentaire, accès aux locaux) sont étudiés avec vous avant l'entrée en formation par la référente handicap, Nina-Charlotte Noël (contact@ninergie.fr).

Délai d'accès et inscription

  • Inter-entreprises : inscription jusqu'à 10 jours ouvrés avant la session, dans la limite des places disponibles.
  • Intra-entreprise : session organisée sous 3 à 4 semaines après accord sur le devis, aux dates de votre choix, dans vos locaux.
  • Un échange préalable permet de vérifier ensemble que la formation correspond à vos besoins et à votre niveau.

Tarifs et financement

  • Intra-entreprise : 6 000 € HT la session (jusqu'à 8 participants)
  • Inter-entreprises : 1 400 € HT par personne

Financement possible selon votre situation (plan de développement des compétences, OPCO). Contactez-nous pour en parler ensemble.

Indicateurs de résultats

Nouvelle formation : les taux de satisfaction et d'atteinte des objectifs seront publiés après les premières sessions.